General Terms and Conditions (GTC)

OptiTrust IT Services GmbH

Version: 

Date: Thursday, 10.11.2022

  1. General Terms
    1. Scope of Application
      1. These General Terms and Conditions (GTC) apply to all contracts, deliveries, and other services provided by OptiTrust IT Services GmbH (hereinafter "OptiTrust"), including the provision of SaaS solutions, software licensing, software development services, and associated support services.
      2. Deviating or supplementary conditions of the customer only become part of the contract if OptiTrust has expressly agreed to them in writing. This also applies if OptiTrust performs services without objection.
      3. The law of the Federal Republic of Germany applies exclusively to all business relationships, excluding the UN Sales Convention (CISG). Mandatory provisions of consumer protection law remain unaffected, where applicable.
    2. Conclusion of Contract
      1. Offers from OptiTrust are non-binding and subject to change unless they are expressly stated as binding.
      2. The contract is concluded through confirmation in writing by OptiTrust or by the commencement of service provision. Oral agreements require written confirmation.
  2. Service Scope and Subcontractors
    1. Service Scope
      1. OptiTrust provides the agreed services in accordance with the description in the respective contract or offer.
      2. OptiTrust reserves the right to provide services through subcontractors or third parties, provided this does not impair the purpose of the contract.
  3. Software Transfer and Usage Rights
    1. Software Transfer
      1. OptiTrust provides the agreed software to the customer in machine-readable object code. There is no right to receive the source code unless explicitly agreed in writing.
      2. The customer receives the software electronically. Additional services such as installation or configuration are only provided by separate agreement.
    2. Granting of Usage Rights
      1. The customer receives a simple, non-exclusive, non-transferable, and non-sublicensable right to use the software, unless otherwise stated in the contract. The usage right is limited to the purposes and scope explicitly stated in the contract, including the number of users or installations. Any change in the purpose of use or an extension of the scope requires prior written consent from OptiTrust and may incur additional licensing costs.
      2. OptiTrust remains the owner of all copyrights, industrial property rights, and other rights to the software, even if it was individually developed for the customer.
    3. Conditions for the Transfer of Rights
      1. If a transfer of rights is agreed upon in writing, the following conditions apply:
        • Scope of Transfer: The transfer of rights applies only to the rights and content explicitly stated in the contract.
        • Exclusivity: If an exclusive transfer of rights is agreed, OptiTrust remains entitled to use generic, non-customer-specific components of the software and apply them in other projects.
        • Compensation: The transfer is dependent on the full payment of the agreed compensation. Until full payment is made, all rights remain with OptiTrust.
        • Documentation: The scope and conditions of the transfer of rights will be specified in a separate addendum or written agreement.
      2. Fallback Clause: If the customer does not meet the conditions for the transfer of rights or does not pay the agreed compensation in full, OptiTrust reserves the right to revoke the granted usage rights after prior written notice. Any previously granted usage rights of the customer remain unaffected.
      3. Protection of Existing Rights: The transfer of rights does not release the customer from the obligation to use the software only within the framework of the contractual agreements. OptiTrust reserves the right to regularly check compliance with these terms.
  4. Software Development Services
    1. Service Content and Cooperation Obligations
      1. For individually developed software solutions, the implementation is carried out in accordance with an agreed specifications document. The customer must provide the required information and documents.
      2. The customer is obliged to regularly review and approve intermediate results. Delays due to lack of cooperation from the customer will not be charged to OptiTrust.
      3. If open-source software (OSS) or frameworks are to be integrated into the development, OptiTrust will submit corresponding proposals to the customer. The customer is obligated to legally review the proposed components within 10 business days for license compatibility and other legal risks and approve them in writing. If no feedback is received within this period, the proposed components are deemed approved.
      4. OptiTrust is not liable for legal consequences arising from the use of OSS or frameworks, unless OptiTrust has intentionally and grossly negligently proposed them.
      5. Delays caused by the late approval of OSS or frameworks by the customer will extend the agreed contractual deadlines accordingly. OptiTrust is not liable for resulting delays or additional costs.
    2. Acceptance
      1. Custom software solutions are considered accepted if they conform to the agreed specifications and the customer does not object to any material defects in writing within 14 days of provision.
      2. Minor defects are those that do not significantly impair the use of the software and do not entitle the customer to refuse acceptance.
  5. Warranty and Liability
    1. Warranty
      1. OptiTrust warrants that the software, when used in accordance with the contract, substantially conforms to the agreed specifications.
      2. In the event of a defect, OptiTrust has the right to remedy the defect by either correction or replacement at its discretion. If two attempts to remedy the defect fail, the customer may request a reduction in price or withdraw from the contract.
    2. Liability
      1. OptiTrust is fully liable in case of intent, gross negligence, and for damages to life, body, and health.
      2. In case of slight negligence, OptiTrust is only liable for damages arising from the violation of essential contractual obligations (cardinal duties). Liability in such cases is limited to the foreseeable, typical contractual damage and is capped at twice the contract value.
      3. Further liability is excluded, as far as permitted by law.
  6. Final Provisions
    1. Confidentiality and Data Protection
      1. Both parties agree not to use confidential information from the other party or disclose it to third parties without authorization.
      2. OptiTrust processes the personal data of the customer in accordance with applicable data protection laws and OptiTrust's privacy policy.
    2. Final Clauses
      1. The place of performance and jurisdiction is the location of OptiTrust, unless the customer is a merchant, a legal entity under public law, or a special fund under public law.
      2. Disputes arising from or in connection with this contract will initially be resolved through mediation, if possible, before legal action is taken.
      3. If any provision of these GTC is invalid, the validity of the remaining provisions remains unaffected. The parties agree to replace the invalid provision with a legally permissible regulation that most closely approximates the economic purpose of the invalid provision.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

OptiTrust IT Services GmbH

Stand: Donnerstag der 10.11.2022

  1. Allgemeine Bestimmungen
    1. Geltungsbereich
      1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge, Lieferungen und sonstigen Leistungen der OptiTrust IT Services GmbH (im Folgenden "OptiTrust"), einschließlich der Bereitstellung von SaaS-Lösungen, der Lizenzierung von Software, der Erbringung von Softwareentwicklungsdienstleistungen und der dazugehörigen Supportleistungen.
      2. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn OptiTrust diesen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Dies gilt auch dann, wenn OptiTrust Leistungen vorbehaltlos erbringt.
      3. Für alle Geschäftsbeziehungen gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Zwingende Bestimmungen des Verbraucherschutzrechts bleiben unberührt, soweit anwendbar.
    2. Vertragsschluss
      1. Angebote von OptiTrust sind freibleibend und unverbindlich, es sei denn, sie werden ausdrücklich als verbindlich bezeichnet.
      2. Der Vertrag kommt durch Bestätigung in Textform durch OptiTrust oder durch Beginn der Leistungserbringung zustande. Mündliche Abreden bedürfen der Bestätigung in Textform.
  2. Leistungsumfang und Subunternehmer
    1. Leistungsumfang
      1. OptiTrust erbringt die vereinbarten Leistungen gemäß der Beschreibung im jeweiligen Vertrag oder Angebot.
      2. OptiTrust behält sich vor, Leistungen durch Subunternehmer oder Dritte zu erbringen, sofern dies den Vertragszweck nicht beeinträchtigt.
  3. Softwareüberlassung und Nutzungsrechte
    1. Softwareüberlassung
      1. OptiTrust stellt dem Kunden die vereinbarte Software in maschinenlesbarem Objektcode zur Verfügung. Ein Anspruch auf Herausgabe des Quellcodes besteht nur bei ausdrücklicher schriftlicher Vereinbarung.
      2. Der Kunde erhält die Software auf elektronischem Wege. Zusätzliche Leistungen wie Installation oder Konfiguration erfolgen nur nach gesonderter Vereinbarung.
    2. Einräumung von Nutzungsrechten
      1. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht exklusives, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Software, soweit im Vertrag nichts Abweichendes geregelt ist. Das Nutzungsrecht ist auf die im Vertrag explizit genannten Zwecke und Umfänge beschränkt, einschließlich der Anzahl der Benutzer oder Installationen. Eine Änderung des Nutzungszwecks oder eine Erweiterung des Umfangs bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von OptiTrust und kann zusätzliche Lizenzkosten erfordern.
      2. OptiTrust bleibt Inhaber aller Urheberrechte, gewerblichen Schutzrechte und sonstigen Rechte an der Software, auch soweit diese individuell für den Kunden entwickelt wurde.
    3. Bedingungen für die Rechteübertragung
      1. Im Falle einer schriftlich vereinbarten Rechteübertragung gelten die folgenden Bedingungen:
        • Umfang der Übertragung: Die Rechteübertragung erstreckt sich nur auf die ausdrücklich im Vertrag genannten Rechte und Inhalte.
        • Exklusivität: Wenn eine exklusive Rechteübertragung vereinbart wird, bleibt OptiTrust berechtigt, generische, nicht kundenspezifische Komponenten der Software weiterhin zu nutzen und in anderen Projekten einzusetzen.
        • Vergütung: Die Übertragung ist abhängig von der vollständigen Zahlung der vereinbarten Vergütung. Bis zur vollständigen Zahlung verbleiben sämtliche Rechte bei OptiTrust.
        • Dokumentation: Der Umfang und die Bedingungen der Rechteübertragung werden in einem separaten Nachtrag oder einer schriftlichen Vereinbarung spezifiziert.
      2. Rückfallregelung: Falls der Kunde die Bedingungen für die Rechteübertragung nicht erfüllt oder die vereinbarte Vergütung nicht vollständig leistet, behält sich OptiTrust das Recht vor, eingeräumte Nutzungsrechte nach vorheriger schriftlicher Ankündigung zu widerrufen. Bereits eingeräumte Nutzungsrechte des Kunden bleiben davon unberührt.
      3. Schutz bestehender Rechte: Die Übertragung von Rechten entbindet den Kunden nicht von seiner Verpflichtung, die Software ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zu nutzen. OptiTrust behält sich vor, die Einhaltung dieser Bestimmungen regelmäßig zu überprüfen.
  4. Softwareentwicklungsdienstleistungen
    1. Leistungsinhalt und Mitwirkungspflichten
      1. Bei individuell entwickelten Softwarelösungen erfolgt die Umsetzung gemäß eines abgestimmten Pflichtenhefts. Der Kunde stellt die erforderlichen Informationen und Unterlagen bereit.
      2. Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig Zwischenstände zu prüfen und freizugeben. Verzögerungen aufgrund fehlender Mitwirkung des Kunden gehen nicht zu Lasten von OptiTrust.
      3. Sofern Open-Source-Software (OSS) oder Frameworks in die Entwicklung integriert werden sollen, wird OptiTrust dem Kunden entsprechende Vorschläge unterbreiten. Der Kunde ist verpflichtet, die vorgeschlagenen Komponenten innerhalb von 10 Werktagen rechtlich auf Lizenzvereinbarkeit und andere rechtliche Risiken zu prüfen und in Textform freizugeben. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Rückmeldung, gelten die vorgeschlagenen Komponenten als genehmigt.
      4. OptiTrust haftet nicht für rechtliche Konsequenzen, die sich aus der Nutzung von OSS oder Frameworks ergeben, es sei denn, OptiTrust hätte diese bewusst und grob fahrlässig vorgeschlagen.
      5. Verzögerungen, die durch die verspätete Freigabe von OSS oder Frameworks durch den Kunden entstehen, verlängern die vertraglich vereinbarten Fristen entsprechend. OptiTrust haftet nicht für daraus resultierende Verzögerungen oder Mehrkosten.
    2. Abnahme
      1. Individuelle Softwarelösungen gelten als abgenommen, wenn sie den vereinbarten Spezifikationen entsprechen und der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Bereitstellung wesentliche Mängel schriftlich rügt.
      2. Unwesentliche Mängel sind solche, die die Nutzung der Software nicht erheblich einschränken, und berechtigen den Kunden nicht zur Verweigerung der Abnahme.
  5. Gewährleistung und Haftung
    1. Gewährleistung
      1. OptiTrust gewährleistet, dass die Software bei vertragsgemäßer Nutzung im Wesentlichen den vereinbarten Spezifikationen entspricht.
      2. Im Falle eines Mangels hat OptiTrust das Recht, nach eigener Wahl den Mangel durch Nachbesserung oder Ersatzlieferung zu beheben. Schlagen zwei Nachbesserungsversuche fehl, kann der Kunde Minderung verlangen oder vom Vertrag zurücktreten.
    2. Haftung
      1. OptiTrust haftet unbegrenzt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit.
      2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet OptiTrust nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Die Haftung ist in diesen Fällen auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt und beträgt maximal den zweifachen Vertragswert.
      3. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
  6. Schlussbestimmungen
    1. Vertraulichkeit und Datenschutz
      1. Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nicht unbefugt zu nutzen oder Dritten zugänglich zu machen.
      2. OptiTrust verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen und der Datenschutzerklärung von OptiTrust.
    2. Schlussklauseln
      1. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist der Sitz von OptiTrust, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
      2. Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag werden nach Möglichkeit zunächst durch Mediation beigelegt, bevor gerichtliche Schritte eingeleitet werden.
      3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine rechtlich zulässige Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

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